En la era digital, el uso de Inteligencia Artificial fuera del control de las áreas de TI —la llamada «Shadow AI»— representa un reto creciente para la seguridad y la gestión de datos en las organizaciones. Sin embargo, existe un amplio abanico de herramientas de IA integradas y seguras dentro de las plataformas corporativas ya conocidas, que pueden aprovecharse responsablemente.
Hace algunos años, quienes están a cargo de las áreas de Informática, Tecnología o Sistemas dentro de las organizaciones advirtieron un hecho preocupante. Muchos usuarios usaban en el ámbito laboral los mismos recursos informáticos que usaban en la vida personal: se pasaban archivos a través de Whatsapp o Wetransfer, sin tener en cuenta las medidas de seguridad necesarias; contrataban servicios de nube «por debajo del radar» de los gerentes de área, pero luego no podían recuperar información almacenada en dichos servicios; usaban herramientas gratuitas para escanear el desempeño de sus computadoras de escritorio, pero estas descargaban programas dañinos… La lista era abrumadora, y se agigantó en la medida en que la nube y el «software como servicio» desde la nube se masificaron.
A estas herramientas y recursos de TI al margen de las prácticas corporativas se los llamó «Shadow IT». Una máxima reza que lo que no se ve no se puede proteger o controlar. Se entenderá entonces que esta Shadow IT todavía hoy representa un gran dolor de cabeza para la gente de TI.
Sobre llovido, mojado. Del mismo modo, casi sin darnos cuenta, estamos comenzando a usar recursos de Inteligencia Artificial que están «por debajo del radar» de las áreas de TI. El objetivo de estas palabras no es tanto hablar de esa «Shadow AI» (tal la denominación en inglés), sino rescatar que, dentro de las herramientas corporativas (esas que tu empresa contrató y que cuentan con las medidas de seguridad y privacidad correspondientes, cumpliendo además con la normativa en materia de datos que aplican a la organización), ya existe suficiente capacidad de IA que sí podemos emplear.
Algunos ejemplos (para otros, deberás hablar con la gente de Tecnología de tu empresa) a continuación.
Un futuro lleno de agentes inteligentes
Toda esta IA que viene integrada en las últimas versiones de las plataformas y herramientas que ya estamos utilizando (en conformidad con las regulaciones y las mejores prácticas de nuestra organización) suele asumir la forma de «agente inteligente». Esos agentes entienden el lenguaje con el que les hablamos (ya sea a través nuestra voz o un texto escrito, esto último se denomina «prompt») y también tiene información de contexto que ayuda a interpretar los pedidos que le hacemos en cada interacción. Finalmente, mediante la IA Generativa pueden llevarlos a la realidad casi sin intervención humana.
Uno de los menos utilizados está en la versión 11 del mismo Windows, en uno de los programas más elementales de Microsoft: el Paint. En este caso, el agente inteligente se llama Copilot (en realidad, cada aplicación de o plataforma de Microsoft tiene su propio Copilot, de modo que no es uno, sino muchos). Hay un ícono específico de Copilot en la barra de herramientas que permite realizar de forma automática y casi sin esfuerzo imágenes nuevas (desde las más realistas a las más icónicas), borrado de fondos o eliminación de elementos de una ilustración sin que se note que estuvieron allí.
Word, Excel, Powerpoint y otras herramientas de Microsoft
Si tu organización contrató estos programas que pertenecen a la suite de productividad de Microsoft, entonces también tienes capacidades de Copilot en ellos. Mientras escribo este mismo texto en Microsoft Word, le he pedido a Copilot que me «señale los errores ortográficos» de lo que llevo redactado hasta ahora. La respuesta (el informe que redactó) fue:
Errores ortográficos identificados
- «Whatsapp»: La forma correcta en español es «WhatsApp».
- «Wetransfer»: El nombre correcto del servicio es «WeTransfer».
- «software como servicio»: Si se usa como nombre propio o encabezado, se recomienda el uso de mayúsculas en «Software como Servicio», aunque en el cuerpo del texto también es aceptable en minúsculas.
- «GMail»: El nombre oficial y correcto es «Gmail».
- «TI»: Aunque es aceptado como sigla de «Tecnologías de la Información», se puede alternar con «TI» o «TIC» según el contexto, pero «TI» está correcto.
- «sobre llovido, mojado»: Es una locución correcta en español, pero suele ir entre comas o como expresión aparte.
Copilot puede generar sumarios, incluso redactar páginas completas en base a la información que le suministramos. Es ideal para reescrituras, borradores, transformación u organización del texto (por ejemplo, para crear tablas), y también puede responder preguntas sobre el contenido de los documentos.
Copilot también está presente en Excel, PowerPoint, Outlook y Teams, con una cierta cantidad de créditos que se van consumiendo conforme a las tareas que le son demandadas a la IA.
Google Doc, Gmail y otras herramientas de Google
En este caso la herramienta se llama Gemini y, en las ediciones no gratuitas de Google Wokspace (Gmail, Calendario, Documentos, Meet, Chat, Drive, Hoja de cálculo, Keep, NotebookLM, etc.), resulta ser tremendamente versátil, pudiendo realizar tareas complejas en pocos pasos y sin gran conocimiento previo:
- Análisis de investigación para a detectar tendencias, identificar oportunidades de negocios y sintetizar información.
- Redacción de propuestas personalizadas para clientes y prospectos.
- Creación automática de borradores de correos electrónicos, de las respuestas o bien elaboración de resúmenes para ahorrar tiempo de trabajo.
- Gemini también puede asistir al usuario en la generación de presentaciones, imágenes y diseños.
- En las reuniones de Meet, puede tomar notas de lo dicho y generar minutas.
CRMs inteligentes
Así como las herramientas de productividad comienzan a incluir asistentes inteligentes, también lo hacen las de relacionamiento con el cliente. En el caso de la de la plataforma de Software como Servicio de Salesforce, por dar un ejemplo, la IA se llama Einstein y se puede aplicar a los datos de clientes para crear experiencias de GenAI predictivas y personalizables que satisfagan numerosas necesidades de la empresa, pero sin dejar de lado la seguridad.
Las posibilidades específicas de esta IA exceden los objetivos de este artículo, y pueden ser consultadas en la página web de la compañía.
En definitiva, la proliferación de agentes inteligentes contribuye enormemente a aumentar la productividad, pero es necesario usar los que están dentro del paraguas de la propia organización, siguiendo las normas, regulaciones y mejores prácticas. Esto contribuye a minimizar los riesgos de la ya mencionada Shadow AI.