Las herramientas digitales, sobre todo las que nos permiten trabajar conjuntamente y comunicarnos con otros colaboradores de la organización, sumadas a las redes sociales y a los mensajes emergentes de otras aplicaciones, pueden generar un impacto negativo sobre nuestra concentración laboral. Algunas ideas para lidiar con ello.
En el mundo actual es difícil abstraerse del ruido que generan las redes sociales, las herramientas digitales y las plataformas de comunicación y colaboración que usamos en nuestros dispositivos. Esto ocasiona distracciones que minan nuestra concentración en las tareas intelectuales que debemos llevar a cabo (llegando incluso a diferir o aplazar los imperativos de la fisiología).
Ciertamente, no constituyen un hecho novedoso: los llamados por teléfono fijo, mensajes y llamadas por celular, nuestros propios compañeros de trabajo en persona… todos ellos ya eran, desde siempre, factores que competían por nuestra atención en el contexto laboral. La tecnología no hace más que multiplicar estos factores, los amplifica y les da inmediatez.
Con todo, lo cierto es que ese ruido digital de fondo, propio de las interacciones sincrónicas y asincrónicas con multitud de agentes, contiene información que es vital para nuestra actividad. ¿Existe alguna forma de ordenar o filtrar esa avalancha de distracciones? La respuesta es Sí, pero no hay recetas mágicas. Se trata de un proceso a tres puntas que involucra mejores prácticas y métodos, aplicaciones o herramientas que aporta la tecnología, y una cuota saludable de flexibilidad: al fin y al cabo la importancia de una cuestión en la que estamos concentrados podría verse desplazada por la urgencia de otra de la que no teníamos antecedentes de su existencia.
Ya lo dijo Mafalda: “Como siempre, lo urgente no deja tiempo para lo importante”.
En todo caso, la gestión de estas distracciones no es un tema menor para las organizaciones. Un relevamiento la Universidad de California en Irvine reveló acerca de las interrupciones en la oficina estas cifras:
- 12 minutos y 40 segundos (Tiempo promedio dedicado a una tarea antes de ser interrumpido).
- 25 minutos y 26 segundos (Tiempo promedio transcurrido antes de volver a trabajar en la misma tarea).
- 15 minutos (Tiempo promedio necesario, tras reanudar una tarea difícil, para recuperar el mismo nivel de concentración intensa).
- 2,8 segundos (Duración de la interrupción necesaria para que los sujetos cometan el doble de errores informáticos).
- 63 (Porcentaje de tareas interrumpidas en oficinas abiertas).
- 49 (Porcentaje de tareas interrumpidas en oficinas privadas).
Mejores prácticas
Así como se reservan horarios para una cita médica o la reunión con los directores, también es bueno “bloquear” o reservar períodos específicos para resolver temas importantes. Esto debe ser equilibrado con períodos de relajación o descanso.
Para eliminar las urgencias de los grandes desafíos y desarrollos a escala, algunos autores recomiendan desglosarlos en objetivos más pequeños y específicos que contribuyan a apreciar el avance (y, no menos importante, que otros vean ese avance). Este proceso, que resulta imprescindible a la hora de poner en ejecución una tarea y asignar responsabilidades, puede ser llevado a procesos más personales, como la culminación de una propuesta, la escritura de un documento técnico, etc.
Otros autores recomiendan gestionar las distracciones de forma inmediata, para volver a centrarse en aquello que requiere nuestra atención. Esta práctica busca disminuir el impacto de esas distracciones, pero su aplicación requiere cierta discrecionalidad: no todas las distracciones permiten ser “despachadas” rápidamente, y muchas de ellas deben ser consideradas con un alto nivel de atención (dicho de otra forma, lo que parecía una distracción puede convertirse en lo más importante del día o la semana).
Herramientas para mantener la concentración
Las plataformas de gestión colaborativa del trabajo (como Trello o Slack) y aquellas que ayudan a organizar el trabajo personal través de listas (como Microsoft To Do o Google Tasks) permiten establecer prioridades, mostrar avances y hacer desgloses de actividades. Todo esto contribuye enormemente a circunscribir los ámbitos de concentración y a recuperar el foco a partir de una interrupción.
Existen además plataformas que permiten capturar y almacenar información rápidamente (del mismo modo que uno escribiría un post-it porque un pensamiento surgió en medio de otro proceso) para retomarla luego, acaso como insumo para un proceso creativo o la resolución de un problema. Algunas de las más conocidas son Evernote, OneNote o Notion, que permite capturar y organizar esas notas mentales (links, documentos, páginas web completas).
Algunas de ellas son verdaderas plataformas de organización ejecutiva del trabajo, dado que incluyen capacidades de IA Generativa que pueden tomar esa información y resolver rápidamente ciertos procesos. Además, como residen en la nube, son accesibles desde distintos dispositivos.
Las planillas de cálculo (usadas como elemento para registrar tareas), los calendarios y los sistemas de IA asociados a algunas herramientas de chat (como por ejemplo Toki, antes Dola AI, que permite generar citas o recordatorios a través de una orden vocal o escrita vía WhatsApp), también contribuyen en el ordenamiento del todo el ruido digital. A esto se suman propuestas que gamifican estos procesos, premiando el poder de concentración, como Forest.
El uso de mejores prácticas y herramientas, en un contexto de flexibilidad y cierta tolerancia a las inevitables interrupciones, contribuye a disminuir el estrés y la frustración derivadas del cambio de tareas y la imposibilidad de concluirlas, generando entornos de trabajo más equilibrados.